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公司管理者及员工应该知道的一些基本法律知识(二)
发布时间:2018-11-05 08:42:32  来源:董秘办周亚丽收集整理  浏览次数:

完善法律催收手段的几点对策

 

应收账款是伴随企业的销售行为发生而形成的一项债权,表示企业在销售过程中被买方所占用的资金。企业应及时收回应收账款以弥补企业在生产经营过程中的各种耗费,保证企业持续经营;对于被拖欠的应收账款应采取措施,组织催收。

 

一、催收账款前的证据准备

1、合同

(1)书面合同:建议尽量签署书面合同,尤其标的额较大时务必签署书面合同,且合同内容要约定全面、清晰。

(2)传真合同:传真作为一种便捷的订立合同的方式,存在不少缺点:合同的签订需要一方签字盖章传至对方后,由对方签字盖章确认后再回传,经过两番传真,回传的合同,字迹、内容就难以确保清晰;同时合同上仅有自己一方的原笔迹签字或鲜章,难以比对签章是否真实。因此,建议能面签合同的尽量不用传真;如非要以传真方式订立合同,则须确保传真件内容清楚,且送货单、发票等凭证必须完备。

(3)邮件合同:通过邮件方式订立合同的,同样存在上述问题;同时,通过邮件方式订立的合同,在发生争议提交证据时一般作为复印件处理,如不提供原件或者原件线索,没有其他材料可以印证,对方当事人又不承认的,在诉讼中不得作为认定事实的根据。

2、送货单

收货单要有加盖对方公章或经双方已经盖章签字认可的其他印章或签字。要防止收货人为对方临时工作人员,最后对方不承认收货人为公司人员的情况下无法举证的风险。

3、结算文件

结算文件须经双方盖章确认,并保存原件。

4、对账单

对账单一般应该包括以下内容:

(1)双方抬头;

(2)对账时间;

(3)标的的品类、数量、送货时间、验收签收情况;

(4)总合同金额、已支付金额、未付金额;

(5)还款计划;

(6)欠款单位(人)签章.

要定期对账确认应收款项,并保存经对方签字盖章的对账单原件。

5、函件

函件如是直接送达给对方的,注意让对方签字盖章确认签收,保留书面签收文件;

如是通过邮递方式寄送给对方的,注意保存邮寄底单和快件运输详情。

6、电子邮件

电子邮件要妥善保管,电子邮件有必要时要及时进行公证保存。注意双方所使用的电子邮件应尽可能的通过书面形式予以确认。

7、发票

在对方未支付相应款项之前提前提供发票时,要在发票复印件或单独写明对应的编号的发票的款项未支付,并要求对方写清支付时间。

8、证据弥补

若发现相关证据存在缺失,应提前做好证据弥补工作,可采用合同、函件、录音、录像等方式进行弥补。

 

二、几种常用的催收手段

1、电话催收、登门催收、邮件催收、短信催收等手段

通过电话催收或登门催收的,一般不便搜集催收的证据,催收人员可根据与客户的合作关系紧密度、客户配合度、应收账款金额大小、账龄长短等因素综合考量该种催收手段的使用频率、时机。如对方表示还款暂时有困难的,催收人员应适时提出签署书面还款计划。

如通过发送邮件、短信方式进行催收的,尽量通过合同约定的联系人及联系方式进行,且应保留相关邮件、短信及手机。

2、催款函

催款函是指公司以其自身的名义向债务人发送的书面催款文件,以确保诉讼时效中断和催促还款的非诉讼法律行为。

采用催款函方式的应注意以下问题:

(1)催款函必须是书面形式,内容载明限期还款,至少一式两份。

(2)如采用直接送达催款函方式的,应注意收集直接送达证据,要求对方签字盖章确认签收,保留书面签收文件(可以直接在催款函上签字盖章签收;或单独制作签收函,签收函必须唯一指向该催款函。以上我方均需保留原件);

(3)如通过邮递方式送达催款函的,应注意:第一,最好通过特快专递邮递送达;第二,快递单要写明“XX 债务逾期催款函”,收款人全称 、收款人地址一定要填写正确;第三,快递单应由快递公司加盖邮寄戳以证明快递公司已交邮。

在被催收人拒绝签收的情况下,下列三份证据一般可证明债权人向债务人主张了权利,可中断诉讼时效,一是债权人留底的填写规范、正确的催款函;二是快递公司盖戳的特快专递的快递单;三是通过特快专递官网打印的邮递运输记录及签收记录。如对方拒绝签收催款函的,还可以选择由公证机关公证送达,即由公证人员对公司已主张权利及债务人已知道债权人所催收的内容这一事实在送达现场进行公证,并制作公证书。

3、律师函

如公司通过电话催收、登门催收、催款函等方式均无法有效回收应收账款的,还可以委托律师向对方发送律师函。委托律师向对方发送律师函的,应按照律师的具体要求提供相关的证据复印件。

4、仲裁或诉讼

合同中有真实合法有效的仲裁条款的,公司可依合同约定向约定的仲裁机构申请仲裁,请求仲裁庭判令交易对方按合同约定支付欠款;如未约定仲裁的,则公司应依照合同约定和法律法规对管辖的规定,向有管辖权的人民法院提起诉讼,请求人民法院判令交易对方按合同约定支付欠款。诉讼是最有效的也是最终的保护债权的手段。公司可在起诉之前或起诉之后,向人民法院申请财产保全,以确保在判决之后能顺利收回应收欠款。

 

三、催收过程中其他注意事项

催收过程中,公司要密切关注对方的经营情况:

1、对于确实经营管理混乱、扭亏无望、严重资不抵债的企业,公司可依据破产法相关规定向人民法院申请交易对方破产重整,破产过程中要注意保护债权;

2、对于已经开始破产重整程序的,公司应及时与受理法院承办法官取得联系,密切关注债权申报的公告,及时申报债权。

3、如交易对方出现怠于行使或放弃其对第三人的到期债权、无偿或超低价转让其财产,恶意降低偿债能力等行为时,公司可积极行使代位权、撤销权等权利。但实践中应注意必须收集确切证据方可行使上述权利, 避免因证据不足承当民事责任。

 

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